Das Bayerische Staatsministerium für Digitales ist das erste seiner Art in ganz Deutschland. An der Spitze steht Digitalminister Dr. Fabian Mehring. Das Digitalministerium treibt den Ausbau der digitalen Dienste und Leistungen im Freistaat voran – für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Kommunen. Seit Gründung 2018 gestaltet das Haus den rechtlichen Rahmen für eine werteorientierte Digitalisierung. Es setzt sich für neue Technologien ein und vertritt die Interessen der Bürgerinnen und Bürger in der digitalen Transformation.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt

- eine/n Sekretär/in (m/w/d) -

Das Arbeitsverhältnis ist zunächst befristet auf ein Jahr. Es können nur Bewerber/innen berücksichtigt werden, bei denen die Voraussetzungen für ein befristetes Arbeitsverhältnisses vorliegen.

Bewerbungsschluss ist am 19.05.2024.

Ihre Aufgaben:

• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und des internen Postumlaufs (Briefe, Serienbriefe, Vermerke, E-Mails, elektronische Akten- und Vorgangsbearbeitung in der eGov-Suite)
• Telefonbetreuung
• Terminverwaltung, Terminvorbereitung und -nachbereitung sowie Vor- und Aufbereitung von Unterlagen für Termine oder Besprechungen, Überwachung von Fristen und Terminen
• Kontaktverwaltung
• Besucherempfang
• Logistische Betreuung (einschließlich Bereitstellung von Getränken und bedarfsweise Bewirtung) bei Gesprächen mit Gästen und bei Rücksprachen
• Klärung einfacher technischer Fragen in enger Abstimmung mit dem IT-Support, z. B. Videokonferenz-Einwahl (z. B. in Webex, Skype)
• Abwesenheitsvertretung im Vorzimmerdienst
• Buchung, Klärung von organisatorischen Fragen und Abrechnung von Dienstreisen
• Administrative und organisatorische Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
• Rechercheaufgaben
• Unterstützende Tätigkeiten (z. B. Erstellen und Führen von Dokumenten und Tabellen)
• Ggf. einfache sachbearbeitende Tätigkeiten

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement)
• Mind. mit der Abschlussnote „befriedigend“
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C2)

Darüber hinaus wünschenswert:

• Einschlägige Berufserfahrung
• Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel)
• Sehr gute Schreibfertigkeiten, fundierte Rechtschreibkenntnisse sowie Kenntnis der formalen Gestaltungsregeln von Schreiben
• Sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise, Organisationsgeschick
• Hohe Vertrauenswürdigkeit
• Freundliches und gewandtes Auftreten
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Hohe Einsatzfreude, Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität

Wir bieten:

• Übertarifliche Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TV-L (abhängig von einschlägiger Berufserfahrung zwischen brutto 2.725,66 und 3.067,49 €)
• Ministerialzulage (brutto 173,62 €)
• Jahressonderzahlung
• Alle Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes in Bayern
• Vergünstigte Job-Tickets für die Deutsche Bahn und den Münchner Verkehrs- und Tarifverbund
• Auf ein Jahr befristetes Arbeitsverhältnis, mit der Möglichkeit der anschließenden Verlängerung oder Entfristung bei Bewährung
• Regelmäßige Arbeitszeit von 40 Stunden in der Woche
• Gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf, u.a. durch geregelte Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub (Heiligabend und Silvester arbeitsfrei), Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung, sofern durch Job-Sharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgabe gesichert ist
• Homeoffice, sofern es die dienstlichen Bedürfnisse erlauben
• Arbeitsplatz im Herzen Münchens mit optimaler Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel
• Mit unserem Firmen-Fitnesspartner EGYM Wellpass kostengünstig in über 8.000 Sport- und Gesundheitseinrichtungen deutschlandweit trainieren

Ihr Einverständnis in eine Sicherheitsprüfung nach dem Bayerischen Sicherheitsprüfungsgesetz ist Voraussetzung für die Stellenbesetzung.

Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt. Zur Verwirklichung der Gleichstellung von Frauen und Männern besteht ein besonderes Interesse an der Bewerbung von Frauen. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind erwünscht.

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre digitale Bewerbung ausschließlich über INTERAMT bis 19.05.2024 unter der Angebots-ID 1127955.

Datenschutzhinweise: https://www.stmd.bayern.de/ministerium/karriere/datenschutzhinweise-zur-verarbeitung-von-personenbezogenen-daten-von-bewerberinnen-und-bewerbern/

Ansprechpartner:

Oberregierungsrat Albert Maier, Tel. 089 453549 – 541